Huishoudelijk Reglement

Artikel 1. Inleiding
Dit huishoudelijk reglement is bedoeld voor alle direct betrokkenen werkzaam binnen Stichting KIVI (kunst is voor iedereen).

Artikel 2. Organisatie

a. KIVI streeft de doelstelling na zoals die staat omstreven in artikel 2.2. in haar statuten.
b. De coördinator zet zich met haar medewerkers en adviseurs in om de stichting tot een vruchtbare organisatie uit te bouwen.

c. Met vruchtbaar wordt bedoeld: streven naar gunstige en proactieve omstandigheden voor de aanbieders, afnemers en medewerkers van KIVI, cultureel Tilburg én Brabant en een (inter)nationaal voorbeeldstellend karakter.

d. Het bestuur heeft hierin een toeziende en ondersteunende functie.

e. Er wordt toegezien door het bestuur tijdens de maandelijkse bestuursvergadering, waarbij de gehaalde resultaten door de coördinator of een aangestelde vertegenwoordiger worden overlegd en door beide partijen worden besproken.

Artikel 3. Aanmelding (aanbieders, vrijwilligers of sponsoren)
De aanmelding van een aspirant aanbieder, vrijwilligers of sponsor geschiedt via het betreffende contactformulier, vergezeld van een motivatie en omschrijving van het aanbod.

Artikel 4. Inschrijving (aanbieders, vrijwilligers en sponsoren)
a. Wanneer een aspirant aanbieder of vrijwilliger zich bij Stichting KIVI heeft aangemeld, wordt hij/zij uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek waarin de nodige zaken worden besproken. De aspirant wordt ter informatie een overeenkomst voorgelegd. Na afloop van het gesprek wordt besloten of de aspirant met Stichting KIVI gaat samenwerken.
b. Na besluit van toelating (lees artikel 5) volgt het ondertekenen van de overeenkomst, waarbij aanbieder cq vrijwilliger verklaart op de hoogte te zijn van dit huishoudelijk reglement en de statuten en conform beide stukken te zullen handelen.

c. De overeenkomst geldt een jaar en wordt na verzoek van de penningmeester aan de aanbieder (ongeveer 6 weken voor afloop van de overeenkomst) al dan niet verlengd. Het besluit ter verlenging of beëindiging wordt per mail vastgelegd.
d. Een aanbieder verplicht zich bij het ondertekenen van de overeenkomst, alle door hem/haar gemaakte financiële afspraken na te zullen komen.

Bij het in gebreke blijven hiervan zal Stichting KIVI genoodzaakt zijn een incassobureau in te schakelen.

e. Een sponsor kan zijn/haar bijdrage in geld, in natura of met diensten voldoen.

Artikel 5. Toelating
a. De toelating van aanbieders en vrijwilligers wordt bepaald door de coördinator en een adviseur.

b. Wanneer beide partijen besluiten met elkaar in zee te gaan, volgt er een overeenkomst in tweevoud, vergezeld met een kopie van een geldig legitimatiebewijs en dient de aanbieder een geldige Verklaring Omtrent gedrag (VOG) te overhandigen aan Stichting KIVI

b. Ook vrijwilligers dienen een VOG aan te vragen bij hun gemeente. Deze wordt door Stichting KIVI betaald.

Vrijwilligers kunnen vrijblijvend al dan geen vriend worden om Stichting KIVI tegemoet te komen in de kosten voor hun VOG.

Artikel 6. Beëindiging
De deelname van een overeenkomst tussen aanbieder of vrijwilliger en Stichting KIVI eindigt:
a. bij afloop van de overeenkomst, volgend Artikel 4c.
b. onmiddelijk bij het nalaten van handelen volgens de statuten en het huishuidelijk regelement van Stichting KIVI.

c. beëindiging volgens punt 7.b dient schriftelijk te geschieden en wordt door het bestuur van Stichting KIVI ondertekend.

Artikel 7. Afnemers

a. Alle correspondentie en transacties door de afnemers vinden plaats volgens de voorwaarden van de betreffende aanbieders. Zowel de afnemers als de aanbieders zijn zelf verantwoordelijk voor onderling gemaakte afspraken.
b. Het bestuur en/of de coördinator van Stichting KIVI kent hier geen verantwoordelijkheid.

Artikel 8. Vrienden
a. De stichting kent donateurs, genaamd 'vrienden'. Dit zijn personen die zich schriftelijk (via het contactformulier) bij het bestuur hebben gemeld en die zich bereid hebben verklaard de stichting financieel te steunen met het daarvoor gestelde (minimum) contributie.

b. Het betreffende contactformulier op deze website toont de nodige informatie ten behoeve van betaling van deze contributie.

c. Vrienden worden vier keer per jaar op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen en activiteiten, middels een digitale nieuwsbrief en desgewenst tussentijds geattendeerd op tussentijdse bijkomstigheden.

Artikel 9. Aansprakelijkheid
a. Stichting KIVI is verzekerd voor aansprakelijkheid van het bestuur, de coördinator en haar vrijwilligers voor eigengemaakte schade of schade berokkend, doordat zij niet de noodzakelijke maatregelen getroffen heeft.
b. Stichting KIVI is niet aansprakelijk voor eventuele lichamelijk letsel of schade aan personen en/of eigendommen, gemaakt door derden.
c. Evenmin is de stichting aansprakelijk voor schade ontstaan doordat zij is uitgegaan van, door of namens de opdrachtgevers onjuiste of onvolledige verstrekte informatie.

Artikel 10. Vertrouwelijke informatie
Alle medewerkers van Stichting KIVI verplichten zich, informatie zoals persoons- en bedrijfsgegevens en overige bij de uitvoering van haar werkzaamheden ter kennis komende vertrouwelijke gegevens, zorgvuldig te bewaren en geheim te houden.

Artikel 11. Huisvesting

a. Stichting KIVI is gehuisvest in verzamelpand De Verdieping aan de St. Annastraat 20 in Tilburg.

b. Het bestuur en de medewerkers van Stichting KIVI hebben hier hun basiswerkplek.

c. Aanbieders treffen eigen voorzieningen voor hun aanbod.